Importar datos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Describir y comparar las distintas opciones para la importación de datos en Salesforce.
Indicar los pasos incluidos en la preparación e importación de datos desde un archivo .csv de ejemplo utilizando el asistente de importación de datos.

Nota

¿Su idioma de aprendizaje es español? En esta insignia, las validaciones de los retos prácticos de Trailhead funcionan en inglés. Las traducciones se incluyen entre paréntesis a modo de referencia. En su Trailhead Playground, asegúrese de (1) cambiar la configuración regional a Estados Unidos, (2) cambiar el idioma a inglés y (3) copiar y pegar únicamente los valores en inglés. Siga las instrucciones descritas aquí.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para saber cómo disfrutar de la experiencia traducida de Trailhead.

Accesibilidad

Esta unidad requiere instrucciones adicionales para usuarios de lectores de pantalla. Para acceder a una versión detallada de esta unidad para lectores de pantalla, haga clic en el siguiente vínculo:

Open Trailhead screen reader instructions (en inglés).

Introducción a la importación de datos

Puede importar fácilmente datos externos en Salesforce. Las fuentes de datos admitidas incluyen cualquier programa que permita guardar datos en formato de texto delimitado por comas (.csv).

Salesforce ofrece dos métodos principales de exportación de datos.

Asistente de importación de datos: esta herramienta, a la que se puede acceder desde el menú Setup (Configuración), permite importar datos en objetos estándar comunes, como contactos, candidatos, cuentas y objetos personalizados. Puede importar hasta 50 000 registros a la vez. Es una interfaz sencilla para especificar parámetros de configuración, fuentes de datos y asignaciones de campos (en el archivo de importación se asignan los mismos nombres de campos que en Salesforce).
Cargador de datos: es una aplicación de cliente que permite importar hasta cinco millones de registros a la vez de cualquier tipo de datos, como datos de archivos o conexión de bases de datos. Funciona en la interfaz de usuario o mediante la línea de comandos. En este último caso, debe especificar fuentes de datos, asignaciones de campos y otros parámetros mediante archivos de configuración. Esto permite automatizar el proceso de importación mediante llamadas a la API.

Con ambos métodos, el número de registros que puede importar depende de sus permisos, el tipo de datos que va a importar y los límites de almacenamiento de datos generales de la organización. El tipo de objetos que puede importar depende de su edición.

Utilice el asistente de importación de datos cuando:

Necesite cargar menos de 50 000 registros.
Los objetos que necesite importar sean compatibles con el asistente.
No necesite automatizar el proceso de importación.

Utilice el Cargador de datos cuando:

Necesite cargar entre 50 000 y cinco millones de registros. Si necesita cargar más de 5 millones de registros, le recomendamos que trabaje con un socio de Salesforce o visite AppExchange para obtener un producto de socio adecuado.
Necesite cargar en un objeto no admitido por los asistentes de importación.
Desee programar cargas de datos regulares, como importaciones nocturnas.

El cargador de datos usa la API basada en SOAP para procesar registros. Para agilizar el procesamiento, puede establecer la configuración para el uso de la API masiva. La API masiva está optimizada para cargar un gran número de registros simultáneamente. Es más rápida que la API basada en SOAP debido al procesamiento paralelo y al menor número de recorridos de ida y vuelta a la red.

Prepararse para la importación de datos

Cloud Kicks produce calzado deportivo diseñado y personalizado para sus clientes. Por su parte, las superestrellas de las ventas Candace y Jose están siempre ansiosos por salir al aire libre para practicar ejercicio. Por lo tanto, acuerdan celebrar una reunión al aire libre, mientras dan un paseo, con Linda, administradora de Salesforce de la compañía. Quieren que Linda los ayude a importar sus datos de CRM en Salesforce. Como tienen menos de 50 000 registros, Linda decide usar el Data Import Wizard (Asistente de importación de datos). Al volver a la oficina tras el paseo, Linda preparara los datos para la importación.

Charla de Jose y Candace con Linda acerca de la importación de datos

Antes de importar datos, Linda los prepara utilizando las siguientes directrices de importación de datos de Salesforce.

Use el software existente para crear un archivo de exportación de datos. Usará este archivo de datos exportado para importar los datos a Salesforce.
Limpie el archivo de importación para garantizar la precisión y la coherencia. Esto implica la actualización de datos para eliminar duplicados, la eliminación de información innecesaria, la corrección ortográfica y de otros errores y la aplicación de las convenciones de nomenclatura.
Compare sus campos de datos con los campos de Salesforce en los que puede importar y verifique que sus datos se asignarán a los campos de Salesforce adecuados. Es posible que necesite ajustar la asignación antes de completar la importación. Para obtener más información, consulte Asignación de campos para fuentes de datos en la ayuda en línea.
Realice los cambios de configuración necesarios en Salesforce para controlar los datos importados. Por ejemplo, es posible que necesite crear campos personalizados, agregar valores nuevos a listas de selección o desactivar temporalmente reglas de flujo de trabajo.

Salesforce recomienda importar primero un archivo de prueba pequeño para confirmar que los datos de origen se han preparado correctamente.

Visualice el segundo vídeo “Importación de datos: limpiar su archivo de importación” en la Serie How To Import Data into Salesforce (Cómo importar datos en Salesforce) para obtener más información acerca de la limpieza de su archivo de importación.

Utilizar el asistente de importación de datos

Una vez que se ha creado el archivo de exportación y se han limpiado los datos para la importación, realice estos pasos para importar datos con el Data Import Wizard (asistente de importación de datos).

Inicie el asistente.
1. Desde Setup (Configuración), escriba Data Import Wizard (Asistente de importación de datos) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Data Import Wizard (Asistente de importación de datos).
2. Revise la información proporcionada en la página de bienvenida y, a continuación, haga clic en Launch Wizard! (Inicie el asistente).
Seleccione los datos que desee importar.
1. Para importar cuentas, contactos, candidatos, soluciones, cuentas personales o miembros de campaña, haga clic en Standard Objects (Objetos estándar). Para importar objetos personalizados, haga clic en Custom Objects (Objetos personalizados).
2. Especifique si desea agregar nuevos registros a Salesforce, actualizar registros existentes o agregar y actualizar registros de forma simultánea.
3. Especifique los criterios de coincidencia y de otro tipo que sean necesarios. Pase el ratón sobre los signos de interrogación para obtener más información sobre cada opción.
4. Especifique el archivo que contiene los datos. Puede especificar su archivo de datos arrastrando el CSV a la zona de carga de la página o haciendo clic en la categoría de CSV que está utilizando y después navegando hasta el archivo y seleccionándolo.
5. Seleccione un método de codificación de caracteres para su archivo. La mayoría de los usuarios puede aceptar la codificación de caracteres predeterminada.
6. Haga clic en Next (Siguiente).
Asigne sus campos de datos a campos de datos de Salesforce. El Data Import Wizard (asistente de importación de datos) intenta asignar tantos campos de datos como es posible con campos de datos estándar de Salesforce. Si Salesforce no puede asignar los campos automáticamente, debe hacerlo de forma manual. Los campos no asignados no se importan en Salesforce. Para ver una lista de campos de datos estándar de Salesforce, en Setup (Configuración), en la parte superior de la página, haga clic en Object Manager (Gestor de objetos). Haga clic en el objeto en cuyos campos está interesado y haga clic en Fields & Relationships (Campos y relaciones). Por ejemplo, si desea ver una lista de campos estándar de Salesforce para candidatos, haga clic en Object Manager (Gestor de objetos) | Lead (Candidato) | Fields & Relationships (Campos y relaciones).
1. Analice la lista de campos de datos asignados para localizar los campos sin asignar.
2. Haga clic en Map (Mapa) junto al nombre del campo sin asignar.
3. En el cuadro de diálogo Map Your Field (Asigne su campo), seleccione los campos de Salesforce a los que desee asignar y haga clic en Map (Mapa). El cuadro de diálogo Map Your Field (Asigne su campo) también le da la opción de guardar datos de campos sin asignación en un campo de notas general para cuentas y contactos. Para ello, seleccione Account Note (Nota de la cuenta) o Contact Note (Nota del contacto) desde la lista desplegable Map To (Asignar a) y haga clic en Map (Asignar).
4. Para cambiar las asignaciones que Salesforce ha realizado automáticamente, haga clic en Change (Cambiar) a la izquierda del campo en cuestión y, a continuación, elija los campos de Salesforce a los que desea asignar y haga clic en Map (Asignar).
5. Haga clic en Next (Siguiente).
Revise e inicie la importación.
1. Revise la información de importación en la página Review (Revisar). Si aún tiene campos sin asignar que desee importar, haga clic en Previous (Anterior) para regresar a la página anterior y especificar sus asignaciones.
2. Haga clic en Start Import (Iniciar importación).
Compruebe el estado de la importación. En Setup (Configuración), escriba “Bulk Data Load Jobs” (Trabajos de carga de datos masivos) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Bulk Data Load Jobs (Trabajos de carga de datos masivos). El usuario que inicia la importación de datos recibe un correo electrónico con el estado cuando se completa la importación.

Utilice la opción de zoom en su navegador para ajustar (reducir) el tamaño del contenido si no puede ver el botón Asignar.

El usuario que inicia la importación de datos recibe un correo electrónico con el estado cuando se completa la importación.

Más información...

Esta información puede ayudarle a integrar sus datos importados en Salesforce.

Nuevos valores para listas de selección y listas de selección múltiple: Si importa un valor de lista de selección que no coincide con un valor de lista de selección existente:
- Para una lista de selección sin restricciones, el asistente de importación de datos utiliza el valor incluido en el archivo de importación.
- Para una lista de selección restringida, el asistente de importación de datos utiliza el valor predeterminado de la lista de selección.
Listas de selección múltiple: para poder importar valores múltiples a una lista de selección múltiple, separe los valores por punto y coma en su archivo de importación.
Casillas: para importar datos a un campo de casilla, utilice 1 para los valores seleccionados y 0 para los valores sin seleccionar.
Valores predeterminados: en el caso de los campos de lista de selección, de lista de selección múltiple y de casilla, si no ha asignado el campo en el asistente para importación, se insertará automáticamente el valor predeterminado en el registro nuevo o actualizado.
Campos de fecha y hora: asegúrese de que el formato de cualquier campo de fecha y hora que esté importando coincida con el modo en que se muestra en Salesforce según su configuración regional.
Campos de fórmula: los campos de fórmula no pueden aceptar datos importados porque son de sólo lectura.
Reglas de validación de campos: Salesforce ejecuta reglas de validación en registros antes de importarlos. Los registros que no superan la validación no se importan. Desactive las reglas de validación correspondientes antes de ejecutar una importación si afectan a los registros que va a importar.