Kennenlernen von Lightning-Berichten und -Dashboards

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Formulieren von Geschäftsanforderungen als beantwortbare Berichtsfragen
Erläutern des Unterschieds zwischen einem Bericht, einem Dashboard und einem Berichtstyp

Barrierefreiheit

Für diese Einheit sind einige zusätzliche Anweisungen für Benutzer von Bildschirmlesegeräten erforderlich. Klicken Sie auf den nachstehenden Link, um eine ausführliche Version dieser Einheit für Bildschirmlesegeräte aufzurufen:

Trailhead-Anweisungen für Bildschirmlesegeräte öffnen.

Gründe für Berichte und Dashboards

Im Geschäftsbetrieb kommen Fragen auf. Ihre Salesforce-Daten können Antworten liefern. Wenn Sie gebeten werden, einen Bericht zu erstellen, wird die Anforderung meist in Form einer Frage formuliert. Diese Frage könnte etwa so lauten:

Welche Produkte sind meine Spitzenreiter?
Wer sind meine potenziellen Kunden mit dem höchsten Wert?
Welche Marketing-Kampagnen waren am erfolgreichsten?
Wie zufrieden sind meine Kunden?

Vor der Berichtserstellung empfiehlt es sich, Folgefragen zu stellen und Anforderungen zu formulieren, die dann Berichtskriterien zugeordnet werden.

Sehen wir uns das Szenario von Maria Jimenez an, der Administratorin bei Ursa Major Solar. Vor Kurzem trat die Firmenchefin Sita Nagappan-Alvarez mit Fragen dazu an sie heran, wie die Geschäfte laufen. Insbesondere wollte sie wissen, welche Produkte sich am besten verkaufen, also die Spitzenreiter sind.

Abbildung von Maria und Sita bei einem Gespräch im Büro.

Auf Sitas einleitende Frage hin stellte Maria einige klärende Fragen.

Informationstyp	Beispiele
Sitas einleitende Frage	Welche Produkte sind meine Spitzenreiter?
Marias Folgefragen	Was macht ein Produkt zum Spitzenreiter – Umsatzerlös oder Menge? Sollen die Ergebnisse nach Produktfamilie gruppiert werden? Welchen Zeitraum soll der Bericht umfassen? Soll ein Produkt, dessen Verkauf eingestellt wurde, im Bericht berücksichtigt werden?
Anforderungen	"Spitzenreiter" bezieht sich hier auf Menge, nicht Umsatzerlös Gruppieren der Produkte nach Produktfamilie Anzeigen aller geschlossenen/verlorenen Opportunities Inaktive Produkte nicht anzeigen
Kriterien	Berichtstyp = Opportunities mit Produkten Berichtsformat = Zusammenfassung Gruppierung = Produktfamilie Anzeigen = Alle Opportunities Datumsfeld = Schlusstermin Bereich = Aktuelles Geschäftsjahr Filter = Produkt gleich "Aktiv" Filter = Opportunity-Phase gleich "Geschlossen und gewonnen" Filterlogik = 1 AND 2

Wahrscheinlich lesen Sie gerade die Kriterien und fragen sich, was das alles bedeuten soll. Wir können Sie aber beruhigen: Alle diese Themen werden auf dem Weg zu Ihrem Badge für dieses Modul detailliert behandelt.

Tatsache ist, dass die meisten Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mit Fragen, wie Sita sie Maria gestellt hat, an Sie herantreten werden. Es folgen einige typische Fragen, die Mitarbeiter von Ursa Major Solar Maria stellen.

Lincoln Ulrich, ein Kundenbetreuer, der die Anrufe für den aktuellen Tag plant, fragt, welche potenziellen Kunden sein Team zuerst kontaktieren soll.
Roberto Alvarez, Leiter des operativen Geschäfts, der die Ableitungsrate im Monatsvergleich seit der Implementierung der Self-Service-Community im letzten Sommer analysiert, fragt nach Kundenvorgängen im Verlauf des vergangenen Jahres.
Sita, die Chefin, die an der Jahresplanung des Unternehmens arbeitet und zukunftsweisende Entscheidungen treffen muss, fragt nach den Städten mit den meisten Leads.

In jedem dieser Szenarien kann ein Bericht oder Dashboard die Einblicke liefern, die der Betreffende braucht, um Maßnahmen zu ergreifen und richtig loszulegen, ob am selben Tag, im selben Monat oder im selben Jahr. Sie können die Person sein, die ihre Fragen in die erforderlichen Berichte oder Dashboards übersetzt.

Im Folgenden werden erste Schritte bei der Verwendung von Berichten und Dashboards im Unternehmen beschrieben. Falls Sie Videos bevorzugen, können Sie sich auch dieses Video mit einem Überblick über Berichte und Dashboards ansehen.

Was ist ein Bericht?

In seiner einfachste Form ist ein Bericht eine Auflistung von Datensätzen (wie z. B. Opportunities oder Accounts), die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen. Doch Berichte sind wesentlich mehr als einfache Listen. Um die benötigen Daten zu erhalten, können Sie Datensätze filtern, gruppieren oder Berechnungen darauf anwenden. Sie können sie sogar in einem Diagramm grafisch anzeigen.

Nachdem Maria von Sita gefragt wurde, welche Produkte sich am besten verkaufen, erstellte Maria einen Bericht mit einer Liste aller Opportunities mit Produkten. Dann ging sie so vor:

Sie wendete einen Filter an, um nur geschlossene/gewonnene Opportunities für "aktive" Produkte im laufenden Geschäftsjahr anzuzeigen.
Sie nahm eine Gruppierung nach Produktfamilie vor.
Sie summierte die verkaufte Gesamtanzahl.
Sie zeigte die Ergebnisse in einem vertikalen Balkendiagramm an, damit Sita die Ergebnisse einfach ablesen konnte.

Diese Art komplexer Analysen ist einer der Gründe, warum Berichte Marias primäres Instrument sind, wenn sie Fragen zu ihrem Unternehmen hat. Alle bei Ursa Major Solar schätzen Marias Berichte sehr!

Jeder Bericht wird in einem Ordner gespeichert. Berichtsordner bestimmen, wie auf Berichte zugegriffen wird und wer Zugriff darauf hat, um sie anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu verwalten. Ordner können öffentlich, versteckt oder freigegeben sein. Sie legen anhand von Rollen, Berechtigungen, öffentlichen Gruppen, Regionen und Lizenztypen fest, wer auf den Inhalt des Ordners zugreifen darf. Sie können einen Ordner in der gesamten Organisation verfügbar machen oder als privat deklarieren, sodass nur dessen Inhaber darauf zugreifen kann.

Was ist ein Berichtstyp?

Ein Berichtstyp ist vergleichbar mit einer Vorlage. Die Wahl des richtigen Berichtstyps ist wichtig für die Erstellung eines Berichts, denn mit der Wahl eines Berichtstyps wählen Sie die Datensätze und Felder aus, die für Ihren Bericht zur Verfügung stehen.

Jeder Berichtstyp verfügt über ein primäres Objekt und kann optional verwandte Objekte aufweisen. Salesforce bietet eine Vielzahl von Standardberichtstypen, die auf einzelnen Objekten wie Accounts, Leads und Produkten sowie auf verwandten Objekten wie Opportunities mit Projekten und Kampagnen mit Kontakten basieren.

Aber mitunter bietet ein Standardberichtstyp nicht alle von Ihnen benötigten Objekte und Felder. Hier kommen benutzerdefinierte Berichtstypen ins Spiel. Angenommen, Erin Donaghue, Vertriebsmitarbeiterin bei Ursa Major Solar, möchte einen Bericht zu allen ihren Leads erstellen, die Aktivitäten aufweisen. Sie könnte den Berichtstyp "Leads" wählen, aber dann würde ihr Bericht alle Leads zurückgeben, nicht nur diejenigen mit Aktivitäten.

Mithilfe benutzerdefinierter Berichtstypen kann Maria einen Berichtstyp namens "Leads with Activities (Leads mit Aktivitäten)" erstellen, der "Leads" als primäres Objekt und "Activities (Aktivitäten)" als verwandtes Objekt enthält. Dann muss Erin nur noch den benutzerdefinierten Berichtstyp "Leads with Activities (Leads mit Aktivitäten)" auswählen, um nur ihre Leads mit Aktivitäten einzusehen.

Informationen zum Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen benutzerdefinierter Berichtstypen finden Sie unter Erstellen eines benutzerdefinierten Berichtstyps.

Was ist ein Dashboard?

Ein Dashboard ist eine visuelle Darstellung wichtiger Kennzahlen und Trends zu Datensätzen in Ihrer Organisation. Jedes Dashboard-Widget basiert auf einem einzigen Quellbericht. Sie können für die verschiedenen Widgets eines Dashboards denselben oder unterschiedliche Quellberichte verwenden (z. B. denselben Bericht in einem Balken- und einem Kreisdiagramm). Indem Sie mehrere Dashboard-Widgets einer einzelnen Dashboard-Seite hinzufügen, können Sie eine leistungsstarke visuelle Anzeige von Daten zu einem gemeinsamen Thema erstellen, z. B. zur Vertriebsleistung oder zum Kundensupport.

Wie Berichte werden auch Dashboards in Ordnern gespeichert. Wenn Sie über Zugriff auf einen Ordner verfügen, können Sie seine Dashboards anzeigen. Um die einzelnen Dashboard-Widgets anzuzeigen, benötigen Sie auch Zugriff auf die zugrunde liegenden Berichte.

Für jedes Dashboard gibt es einen aktuellen Benutzer, dessen Sicherheitseinstellungen festlegen, welche Daten in einem Dashboard angezeigt werden. Wenn der aktuelle Benutzer ein spezieller Benutzer ist, hängen die den Dashboard-Benutzern angezeigten Daten von den Sicherheitseinstellungen dieses Benutzers ab. Ihre eigenen persönlichen Sicherheitseinstellungen sind dabei unerheblich. Dies sollten Sie bei der Wahl des aktuellen Benutzers berücksichtigen, damit nicht zu viele Dashboard-Bereiche sichtbar sind. Sie sollten beispielsweise den Vertriebsleiter als aktuellen Benutzer für eine Bestenliste seines Teams festlegen. Dies ermöglicht den Teammitgliedern die Anzeige der Bestenliste für ihr Team, nicht jedoch für andere Teams.

Dynamische Dashboards sind Dashboards, bei denen der aktuelle Benutzer immer der angemeldete Benutzer ist. Auf diese Weise sieht jeder Benutzer das Dashboard entsprechend seiner eigenen Zugriffsebene. Wenn die Zugriffsbeschränkung für Sie wichtig ist, sind dynamische Dashboards eher das Richtige für Sie.

Organisieren von Berichten und Dashboards

Alle Berichte und Dashboards werden in einem Berichts- bzw. Dashboard-Ordner gespeichert. In den Ordnern wird festgelegt, wie die Berichte und Dashboards organisiert sind und wer auf sie zugreifen darf. Ordner können öffentlich, versteckt oder freigegeben sein. Sie legen anhand von Rollen, Berechtigungen, öffentlichen Gruppen, Regionen und Lizenztypen fest, wer auf den Inhalt des Ordners zugreifen darf. Sie können einen Ordner in der gesamten Organisation verfügbar machen oder als privat deklarieren, sodass nur dessen Inhaber darauf zugreifen kann.