Découverte du fonctionnement des rapports et des tableaux de bord Lightning

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Exprimer les besoins métiers avec des questions de rapport
• Expliquer la différence entre un rapport, un tableau de bord et un type de rapport

Votre activité se pose des questions. Vos données Salesforce offrent des réponses. Lorsque vous devez générer un rapport, la requête est effectuée sous forme de questions. Elle pourrait ressembler à ce qui suit :

• Quels produits représentent mes meilleures ventes ?
• Qui sont mes prospects les plus importants ?
• Quelles campagnes marketing ont connu le plus de succès ?
• Quel est le niveau de satisfaction de mes clients ?

Type d'information	Exemples
Question d'origine de Sita	Quels produits représentent mes meilleures ventes ?
Questions de suivi de Maria	Qu'est-ce qui place un produit au rang de meilleures ventes, la quantité ou le chiffre d'affaires généré ? Souhaitez-vous regrouper les résultats par famille de produits ? Quelle est votre plage de dates ? Si l'on arrête la vente d'un produit, doit-il continuer à figurer dans le rapport ?
Exigences	Ici, on parle de « meilleures ventes » en termes de quantité et non de chiffre d'affaires. Regrouper les produits par famille de produits. Afficher toutes les opportunités fermées gagnées. Ne pas afficher les produits inactifs.
Critères	Type de rapport = Opportunités avec des produits Format du rapport = Récapitulatif Regroupement = Famille de produits Afficher = Toutes les opportunités Champ de date = Date de clôture Plage = EX actuel Filtre = Product ‘equals’ Active (Produit « égal à » actif) Filtre = Opportunity Stage ‘equals’ Closed Won (Étape de l'opportunité « égal à » Fermée Gagnée) Logique de filtrage = 1 AND 2

Le fait est que la plupart des personnes travaillant au sein de votre société vous poseront des questions du type de celle que Sita posa à Maria. Voici quelques questions typiques que des personnes chez Ursa Major Solar posent à Maria.

• Lincoln Ulrich, un responsable de compte qui planifie les appels de la journée, demande quels prospects son équipe devrait contacter en premier.
• Roberto Alvarez, chef d'exploitation, qui analyse le taux de déflection mois après mois depuis le déploiement l'été dernier de cette communauté en libre-service, s'interroge sur les requêtes de l'année passée.
• Sita, la PDG, qui élabore le plan annuel de la société et prend des décisions sur la nouvelle stratégie à mettre en place, demande quelles villes comptent le plus grand nombre de pistes.

Qu’est-ce qu’un rapport ?

Sous sa forme la plus simple, un rapport est une liste d'enregistrements (opportunités ou comptes) qui remplissent le critère que vous définissez. Néanmoins, les rapports sont bien plus que de simples listes. Pour obtenir les données dont vous avez besoin, vous pouvez filtrer, grouper et effectuer des calculs sur les enregistrements. Vous pouvez même les représenter dans un graphique !

Lorsque Sita interrogea Maria sur les meilleures ventes de produits, Maria créa un rapport pour renvoyer la liste de toutes les opportunités avec des produits. Ensuite, elle a :

• Filtré pour afficher uniquement les opportunités Fermées-Gagnées des produits « actifs » de cette année financière.
• Groupé par famille de produit.
• Calculé les ventes totales.
• Affiché les résultats dans un graphique à barres verticales pour faciliter la lecture de Sita.

Ce type d'analyse avancée est la raison pour laquelle les rapports sont l'outil favori de Maria lorsqu'elle doit répondre à des questions sur l'activité de l'entreprise. Tout le monde chez Ursa Major Solar apprécie les rapports de Maria !

Chaque rapport est stocké dans un dossier. Les dossiers de rapports déterminent le mode et les autorisations d’accès aux rapports pour les afficher, les modifier ou les gérer. Les dossiers peuvent être publics, masqués ou partagés. Vous contrôlez l’accès au contenu du dossier en fonction des rôles, des autorisations, des groupes publics, des territoires et des types de licences. Vous pouvez rendre un dossier accessible à l'ensemble de votre organisation ou le rendre privé afin de réserver l'accès à son propriétaire.

Qu’est-ce qu’un type de rapport ?

Un type de rapport est comme un modèle. Il est important de choisir le bon type de rapport lors de la création de ce dernier. En effet, lorsque vous choisissez un type de rapport, vous sélectionnez les enregistrements et les champs disponibles pour votre rapport. 

Chaque type de rapport dispose d’un objet primaire et peut inclure un ou plusieurs objets associés. Salesforce propose différents types de rapports standard basés sur des objets uniques, tels que des comptes, des pistes et des produits, et sur des objets associés, tels que des opportunités avec des projets et des campagnes avec des contacts. 

Parfois, un type de rapport standard ne fournit cependant pas tous les objets et champs dont vous avez besoin. C’est ici que les types de rapports personnalisés entrent en jeu. Supposons par exemple qu’Erin Donaghue, représentante commerciale chez Ursa Major Solar, souhaite créer un rapport sur l’ensemble de ses pistes qui disposent d’activités associées. Elle pourrait choisir le type de rapport Leads (Pistes), mais son rapport renverrait alors toutes les pistes, pas seulement celles ayant des activités. 

Grâce aux types de rapport personnalisés, Maria peut créer un type de rapport intitulé Leads with Activities (Pistes avec des activités), qui utilise les pistes comme objet principal et les activités comme objet associé. Ensuite, il suffit à Erin de sélectionner le type de rapport personnalisé Leads with Activities (Pistes avec des activités) pour voir uniquement ses pistes avec des activités. 

Pour plus d’informations sur la création, la modification et l’affichage des types de rapports personnalisés, consultez Création d’un type de rapport personnalisé.