Aggiungere nuovi utenti

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

Descrivere un account utente e il tipo di informazioni che contiene.
Aggiungere un singolo utente o più utenti.
Congelare o disattivare utenti.

Nota

Stai seguendo la formazione in italiano? In questo badge, la convalida delle sfide pratiche di Trailhead funziona in inglese. Le traduzioni sono fornite tra parentesi come riferimento. Nel tuo Trailhead Playground, accertati di (1) selezionare Stati Uniti per le impostazioni internazionali, (2) impostare la lingua su Inglese e (3) copiare e incollare soltanto i valori in lingua inglese. Segui le istruzioni qui.

Visita il badge Trailhead nella tua lingua per scoprire come usufruire dell'esperienza di Trailhead in altre lingue.

Che cos'è un utente?

In qualità di amministratore, eseguirai attività di gestione degli utenti, ad esempio la loro creazione e modifica, la reimpostazione di password, l'assegnazione di autorizzazioni, la configurazione dell'accesso ai dati e molto altro ancora. In questa unità imparerai cosa sono gli utenti e come aggiungerli a Salesforce.

Dunque: che cos'è un utente? Un utente è chiunque effettui l'accesso a Salesforce. Gli utenti sono dipendenti della tua azienda, come gli agenti di vendita, i responsabili e gli specialisti IT che hanno bisogno di accedere ai record dell'azienda. Possono esserci anche utenti esterni, ad esempio clienti, sia effettivi che potenziali, e partner che accedono a siti Experience Cloud.

In Salesforce, a ogni utente corrisponde un account utente. L'account utente identifica l'utente e le impostazioni dell'account utente determinano le funzionalità e i record a cui l'utente può accedere. Ciascun account utente include come minimo i seguenti elementi:

Nome utente
Indirizzo email
Nome dell'utente (facoltativo)
Cognome dell'utente
Alias
Nickname
Licenza
Profilo
Ruolo (facoltativo)

Non preoccuparti se non tutti questi elementi ti sembrano familiari. Li tratteremo in modo più dettagliato in seguito.

Puoi visualizzare e gestire gli utenti nella pagina Users (Utenti) in Setup (Imposta). Nell'elenco degli utenti sono visualizzati tutti gli utenti di Salesforce. Nell'elenco, puoi:

Creare uno o più utenti.
Reimpostare la password per utenti selezionati.
Visualizzare la pagina dei dettagli di un utente facendo clic sul nome, sull'alias o sul nome utente.
Modificare i dettagli di un utente.
Accedere come un qualsiasi utente, se questa autorizzazione di sistema è abilitata o se l'utente ti ha concesso l'accesso come amministratore del sistema.

Termini chiave

Abbiamo usato molti termini per descrivere le informazioni di base che ti servono per iniziare ad aggiungere utenti. Di seguito riportiamo alcuni termini chiave che dovresti conoscere e le relative definizioni.

Nomi utente

Ciascun utente ha sia un nome utente che un indirizzo email. Il nome utente deve avere lo stesso formato di un indirizzo email e deve essere univoco in Salesforce. Può essere l'indirizzo email dell'utente, purché sia univoco.

Licenze utente

Una licenza utente determina le funzionalità a cui l'utente può accedere in Salesforce. Ad esempio, puoi consentire agli utenti di accedere alle funzionalità standard di Salesforce e a Chatter con la licenza Salesforce standard. Se invece vuoi concedere a un utente l'accesso solo ad alcune funzionalità di Salesforce, puoi scegliere tra diverse licenze. Ad esempio, se hai bisogno di concedere a un utente l'accesso a Chatter, ma non vuoi consentirgli di vedere i dati in Salesforce, puoi concedergli una licenza Chatter Free.

Per saperne di più sulle licenze di Salesforce, consulta Licenze Salesforce.

Profili

A ogni utente è associato un profilo in cui sono definite le impostazioni predefinite. Puoi usare i profili per concedere autorizzazioni e accesso agli utenti. Tuttavia, ti consigliamo di assegnare il profilo Minimum Access - Salesforce (Accesso minimo - Salesforce) e poi utilizzare gli insiemi di autorizzazioni e i gruppi di insiemi di autorizzazioni per dare agli utenti le autorizzazioni di cui hanno bisogno.

Cosa configurare in un insieme di autorizzazioni e cosa in un profilo

Insieme di autorizzazioni	Profilo
Autorizzazioni a livello di utente, oggetto e campo	Tipi di record predefiniti
Autorizzazioni personalizzate	Applicazioni assegnate predefinite
Accesso delle applicazioni connesse	Assegnazioni di layout di pagina
Accesso mediante classi Apex	Orari di accesso
Accesso mediante pagine Visualforce	Intervalli di IP di accesso
Impostazioni delle schede

Ruoli

I ruoli determinano ciò che gli utenti possono vedere in Salesforce in base alla loro posizione nella gerarchia dei ruoli. Gli utenti che si trovano in cima alla gerarchia possono vedere tutti i dati di proprietà degli utenti che si trovano sotto di loro. Gli utenti di livello inferiore non possono vedere i dati di proprietà degli utenti di livello superiore o di altri rami della gerarchia, a meno che le regole di condivisione non consentano loro di accedere. I ruoli sono facoltativi, ma ogni utente ne può avere solo uno. Se hai un'organizzazione con molti utenti, potrebbe essere più facile assegnare i ruoli quando vengono aggiunti gli utenti. Tuttavia, è possibile impostare una gerarchia di ruoli e assegnarli agli utenti in qualsiasi momento. I ruoli sono disponibili solo nelle edizioni Professional, Enterprise, Unlimited, Performance e Developer di Salesforce.

Alias

Un alias è un nome breve che permette di identificare l'utente nelle pagine di elenco, nei rapporti e ovunque il suo nome per esteso sia troppo lungo. Per impostazione predefinita, l'alias è costituito dalla prima lettera del nome dell'utente e dalle prime quattro lettere del suo cognome.

Linee guida per l'aggiunta di utenti

Salesforce offre molte opzioni e diversi strumenti per l'aggiunta di utenti. Di seguito riportiamo alcune linee guida che ti aiuteranno a iniziare.

Nome utente: ciascun utente deve avere un nome utente univoco all'interno di Salesforce.
Formato del nome utente: il formato del nome utente deve essere quello di un indirizzo email (cioè mrossi@dominio.com), ma non è necessario che sia un indirizzo email reale (è anche possibile utilizzare l'indirizzo email dell'utente, purché sia univoco in Salesforce).
Email: gli utenti possono avere lo stesso indirizzo email in tutte le organizzazioni.
Password: gli utenti devono cambiare la password al primo accesso.
Link di accesso: gli utenti possono utilizzare il link contenuto nell'email di accesso solo una volta. Se un utente utilizza il link e non imposta una password, tu (l'amministratore) dovrai reimpostare la sua password prima che possa accedere.

Aggiungere utenti

Se hai avviato la configurazione guidata, può darsi che tu abbia già aggiunto alcuni utenti. Tuttavia, avrai probabilmente bisogno di aggiungere utenti in futuro, soprattutto quando la tua azienda crescerà e verranno assunti altri dipendenti.

A seconda delle dimensioni della tua organizzazione o del processo di orientamento dei nuovi assunti, puoi scegliere di aggiungere un utente alla volta o più utenti contemporaneamente. Salesforce ti permette di fare entrambe le cose. La quantità massima di utenti che è possibile aggiungere dipende dall'edizione di Salesforce in uso e dal numero di licenze utente acquistate.

Per aggiungere utenti:

In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Users (Utenti) e fai clic su Users (Utenti).
Fai clic su New User (Nuovo utente) per aggiungere un singolo utente o su Add Multiple Users (Aggiungi più utenti) per aggiungere fino a 10 utenti alla volta.
Per ciascun utente, inserisci il nome, l'indirizzo email e un nome utente univoco nel formato di un indirizzo email. Per impostazione predefinita, il nome utente è uguale all'indirizzo email, ma è possibile sovrascriverlo.
Seleziona la licenza utente che desideri associare agli utenti creati (la licenza determina quali profili sono disponibili per ogni utente).
Seleziona un profilo.
Seleziona Generate password and notify user immediately (Genera password e notifica utente immediatamente) per inviare via email un nome di accesso e una password temporanea a ciascun nuovo utente.
Fai clic su Save (Salva).

Una volta aggiunti gli utenti a Salesforce, il tuo lavoro di amministratore non è certo finito. La gestione degli utenti è un'attività continuativa. Ora passiamo a esaminare altre operazioni che potresti dover eseguire sugli utenti.

Congelare un utente

Supponiamo che tu riceva un'email che ti informa del fatto che l'account Salesforce di un utente è stato compromesso. Che cosa fai?

Poiché sei un amministratore competente, non ti fai prendere dal panico. Sai che in Setup (Imposta) puoi fare in modo che l'account di questo utente non costituisca un rischio.

In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Users (Utenti) e fai clic su Users (Utenti).
Fai clic sul nome utente dell'account che devi congelare.
Fai clic su Freeze (Congela) per impedire che l'utente possa accedere all'account.

In questo modo l'account utente compromesso viene congelato evitando qualsiasi problema e tu puoi rilassarti con la certezza che l'organizzazione è al sicuro. Congelare un account può essere utile anche quando un utente lascia l'azienda e non vuoi che sia in grado di accedere, ma devi fare un po' di pulizia prima di disattivarlo.

Disattivare un utente

Qual è la differenza tra congelare e disattivare un utente? In entrambi i casi l'utente non può accedere al proprio account. Tuttavia, quando congeli l'account di un utente, la sua licenza non torna a disposizione dell'organizzazione. Per questo motivo, è consigliabile disattivare gli utenti che lasciano l'azienda.

In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Users (Utenti) e fai clic su Users (Utenti).
Fai clic su Edit (Modifica) accanto al nome di un utente.
Deseleziona la casella di controllo Active (Attivo) e fai clic su Save (Salva).

Gli utenti possono essere disattivati, ma non eliminati. Questo perché l'eliminazione di un utente può provocare la creazione di record orfani e la perdita di informazioni aziendali critiche. Quindi, per assicurare che i record e i dati siano preservati, gli utenti vengono disattivati anziché eliminati.

Ora sai come aggiungere utenti a Salesforce e come congelarli e disattivarli quando è necessario. Nella prossima unità imparerai a proteggere i dati configurando l'accesso degli utenti.