Ajout de nouveaux utilisateurs

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Décrire un compte utilisateur et le type d’information qu’il contient
Ajouter un seul ou plusieurs utilisateurs
Suspendre ou désactiver des utilisateurs

Remarque

Vous souhaitez apprendre en français ? Dans ce badge, les validations de défi pratique Trailhead se font en anglais. Les traductions sont fournies entre parenthèses à titre de référence. Dans votre Trailhead Playground, veillez (1) à définir les États-Unis comme région, (2) à sélectionner l’anglais comme langue, et (3) à copier et coller uniquement les valeurs en anglais. Suivez les instructions ici.

Consultez le badge Trailhead dans votre langue pour découvrir comment profiter de l’expérience Trailhead traduite.

Qu’est-ce qu’un utilisateur ?

En tant qu’administrateur, vous êtes en charge de la gestion des utilisateurs. Vous vous occupez de créer et de modifier les utilisateurs, de réinitialiser les mots de passe, d’octroyer des autorisations, de configurer l’accès aux données et bien plus encore. Dans cette unité, vous apprenez ce que sont les utilisateurs et comment en ajouter à Salesforce.

Alors, qu’est-ce qu’un utilisateur ? Un utilisateur correspond à n’importe quelle personne se connectant à Salesforce. Il peut être un employé de votre société, tel qu’un commercial, un responsable ou un informaticien désirant accéder aux enregistrements de la société. Il peut également s’agir d’utilisateurs externes, notamment de clients finaux, de prospects et de partenaires, qui accèdent aux sites Experience Cloud.

Chaque utilisateur dispose d’un compte utilisateur dans Salesforce. Le compte utilisateur identifie l’utilisateur et les paramètres de ce compte déterminent quels enregistrements et fonctionnalités lui sont accessibles. Chaque compte utilisateur contient au moins une des informations suivantes.

Un nom d’utilisateur
Adresse e-mail
Prénom de l’utilisateur (facultatif)
Nom de l’utilisateur
Alias
Surnom
Licence
Profil
Rôle (facultatif)

Cela vous semble tout nouveau, mais ne vous inquiétez pas, nous entrerons dans les détails un peu plus tard.

Vous pouvez afficher et gérer les utilisateurs à partir de la page Users (Utilisateurs) dans Setup (Configuration). La liste des utilisateurs affiche tous les utilisateurs au sein de Salesforce. Depuis la liste, vous pouvez :

Créer un ou plusieurs utilisateurs.
Réinitialiser les mots de passe des utilisateurs sélectionnés.
Afficher la page de détail d’un utilisateur en cliquant sur le nom, l’alias ou le nom d’utilisateur.
Modifier les détails d’un utilisateur.
Vous connecter au compte de n’importe quel utilisateur si l’autorisation système est activée ou si l’utilisateur vous a octroyé l’accès via une connexion administrateur système.

Termes clés

Lors de la description des informations de référence concernant l’ajout d’utilisateurs, beaucoup de termes ont été employés. Voici quelques termes et définitions à connaître.

Noms d’utilisateur

Tous les utilisateurs disposent d’un nom d’utilisateur et d’une adresse e-mail. Le nom d’utilisateur doit être au format d’une adresse e-mail et unique dans tout Salesforce. Cela peut être l’adresse e-mail réelle de l’utilisateur tant qu’elle est unique.

Licences utilisateur

Une licence utilisateur détermine à quelles fonctionnalités l’utilisateur a accès dans Salesforce. Par exemple, avec la licence Salesforce standard, vous pouvez permettre aux utilisateurs d’accéder aux fonctionnalités standard Salesforce et à Chatter. Mais si vous voulez restreindre l’accès des utilisateurs à certaines fonctionnalités de Salesforce, de nombreuses licences sont à votre disposition. Imaginons que vous devez autoriser l’accès d’un utilisateur à Chatter sans lui permettre de voir les données dans Salesforce : vous pouvez alors lui fournir la licence Chatter Free.

Pour en savoir plus sur les licences proposées par Salesforce, consultez le module Licences Salesforce.

Profils

Chaque utilisateur dispose d’un profil dans lequel sont définis les paramètres par défaut. Les profils peuvent être utilisés pour octroyer des autorisations et des accès aux utilisateurs. Toutefois, nous vous recommandons d’accorder aux utilisateurs le profil Minimum Access - Salesforce (Accès minimal - Salesforce), puis d’utiliser des ensembles d’autorisations et des groupes d’ensembles d’autorisations pour accorder aux utilisateurs les autorisations dont ils ont besoin.

Quels éléments doivent figurer dans un ensemble d’autorisations par rapport à un profil ?

Accès étendu aux rapports et tableaux de bord	Profil
Autorisations utilisateur, d’objet et de champ	Types d’enregistrements par défaut
Autorisations personnalisées	Applications attribuées par défaut
Accès à l’application connectée	Attributions de présentation de page
Accès à la classe Apex	Heures de connexion
Accès aux pages Visualforce	Plages de connexion IP
Paramètres de l’onglet

Rôles

Les rôles déterminent ce qui est visible pour les utilisateurs dans Salesforce en fonction de leur place dans la hiérarchie. Les utilisateurs en haut de la hiérarchie ont accès à toutes les données des utilisateurs aux rangs inférieurs, tandis que ces derniers n’ont pas accès aux données des personnes au-dessus d’eux dans la hiérarchie ou à celles issues de branches différentes, sauf si des règles de partage les y autorisent. Les rôles sont facultatifs, mais un utilisateur ne peut en posséder qu’un. Si votre organisation possède de nombreux utilisateurs, vous trouverez peut-être plus utile d’attribuer des rôles lorsque vous ajoutez des utilisateurs. Cependant, il vous est possible de configurer une hiérarchie et d’attribuer des rôles à tout moment. Les rôles sont uniquement disponibles dans les éditions Professional, Enterprise, Unlimited, Performance et Developer de Salesforce.

Alias

Un alias est un diminutif pour identifier les utilisateurs sur des pages de liste, des rapports ou d’autres endroits où il est impossible de saisir leur nom complet. Il se compose par défaut de la première lettre du prénom et des quatre premières lettres du nom de famille de l’utilisateur.

Consignes relatives à l’ajout d’utilisateurs

Dans Salesforce, vous disposez de nombreux outils et de diverses options pour l’ajout d’utilisateurs. Voici quelques consignes pour vous aider lors de vos premiers pas.

Nom d’utilisateur : Chaque utilisateur doit avoir un nom d’utilisateur unique dans tout Salesforce.
Format du nom d’utilisateur : le nom d’utilisateur doit être au format d’une adresse e-mail (jdoe@domain.com). L’adresse ne doit pas forcément exister. Il est possible d’utiliser une adresse e-mail réelle tant qu’elle est unique dans tout Salesforce.
E-mail : les utilisateurs peuvent disposer de la même adresse e-mail parmi les organisations.
Mots de passe : les utilisateurs doivent changer leur mot de passe la première fois qu’ils se connectent.
Lien de connexion : le lien de connexion présent dans l’e-mail d’inscription n’est utilisable qu’une seule fois. Si un utilisateur suit le lien et qu’il ne configure pas son mot de passe, vous (l’administrateur) devez le réinitialiser avant qu’il puisse se connecter.

Ajout d'utilisateurs

Vous avez peut-être déjà ajouté des utilisateurs au lancement de l’assistant d’installation. Néanmoins, vous serez probablement amené à en ajouter d’autres surtout si votre société prend de l’ampleur et que vous engagez davantage de personnel.

Selon la taille de votre organisation ou de votre nouveau processus de recrutement, vous pouvez ajouter les utilisateurs un par un ou par groupe. Vous y parviendrez via Salesforce. Le nombre maximum d’utilisateurs que vous pouvez ajouter dépend de votre édition de Salesforce et du nombre de licences utilisateur que vous achetez.

Pour ajouter des utilisateurs :

Dans Setup (Configuration), dans la zone Quick Find (Recherche rapide), saisissez Users (Utilisateurs), puis sélectionnez Users (Utilisateurs).
Cliquez sur New User (Nouvel utilisateur) pour ajouter un seul utilisateur ou sur Add Multiple Users (Ajouter des utilisateurs multiples) si vous souhaitez en ajouter plusieurs (10 maximum).
Saisissez le nom et l’adresse e-mail de l’utilisateur et un nom d’utilisateur unique sous la forme d’une adresse e-mail. Par défaut, le nom d’utilisateur est l’adresse e-mail, mais vous pouvez le remplacer.
Sélectionnez la licence utilisateur à associer à l’utilisateur créé (la licence détermine quels profils sont disponibles pour chaque utilisateur).
Sélectionnez un profil.
Sélectionnez Generate password and notify user immediately (Générer un mot de passe et avertir immédiatement l’utilisateur) afin d’envoyer par e-mail le nom d’utilisateur de connexion et le mot de passe temporaire à chaque nouvel utilisateur.
Cliquez sur Save (Enregistrer).

Maintenant que vous avez ajouté des utilisateurs à Salesforce, avez-vous terminé votre travail d’administrateur ? Pas tout à fait ! La gestion des utilisateurs est une tâche permanente. Découvrez ensuite d’autres actions que vous pourriez être amené à effectuer pour vos utilisateurs.

Suspension d’un utilisateur

Question : Vous recevez un e-mail indiquant que le compte Salesforce d’un utilisateur pourrait avoir été compromis. Que faites-vous ?

Comme vous êtes un administrateur chevronné, vous restez calme. Vous savez que vous pouvez accéder directement à la configuration et vous assurer que le compte de cet utilisateur ne présente aucun risque.

Dans Setup (Configuration), dans la zone Quick Find (Recherche rapide), saisissez Users (Utilisateurs), puis sélectionnez Users (Utilisateurs).
Cliquez sur le nom d’utilisateur du compte que vous souhaitez suspendre.
Cliquez sur Freeze (Suspendre) pour empêcher l’utilisateur de se connecter au compte.

Le compte de l’utilisateur est suspendu pour empêcher toute action malveillante et vous pouvez vous détendre avec la certitude que votre organisation est sûre. La suspension des comptes peut également s’avérer utile lorsqu’un utilisateur quitte votre entreprise et que vous ne souhaitez pas qu’il se connecte, mais que vous devez faire un peu de tri avant de le désactiver.

Désactivation d'un utilisateur

Quelle est la différence entre la suspension et la désactivation d’un utilisateur ? Ces deux actions empêchent l’utilisateur de se connecter à son compte. La suspension des comptes utilisateur ne permet toutefois pas de récupérer leurs licences utilisateur dans votre organisation. C’est pourquoi vous devez désactiver un utilisateur lorsqu’il quitte votre entreprise.

Dans Setup (Configuration), dans la zone Quick Find (Recherche rapide), saisissez Users (Utilisateurs), puis sélectionnez Users (Utilisateurs).
Cliquez sur Edit (Modifier) en regard du nom de l’utilisateur.
Désactivez la case Active (Actif), puis cliquez sur Save (Enregistrer).

Vous pouvez désactiver des utilisateurs, mais vous ne pouvez pas les supprimer. Pourquoi cela ? La suppression d’un utilisateur peut entraîner la création d’enregistrements orphelins et la perte d’informations essentielles pour l’entreprise. Ainsi, pour garantir la protection des enregistrements et des données de l’utilisateur, il est préférable de désactiver les utilisateurs.

Vous savez désormais comment ajouter des utilisateurs à Salesforce, ainsi que comment suspendre et désactiver des utilisateurs si nécessaire. Dans l’unité suivante, vous allez voir comment sécuriser vos données en configurant le niveau d’accès de vos utilisateurs.