Verwenden von Freigaberegeln für externe Benutzer

Hinweis

Lernen Sie auf Deutsch? In diesem Badge ist für die praktischen Trailhead-Aufgaben Englisch als Bearbeitungssprache festgelegt. Übersetzungen werden zur Referenz in Klammern angegeben. Vergewissern Sie sich, dass Sie in Ihrem Trailhead-Playground (1) das Gebietsschema auf USA und (2) die Sprache auf Englisch festgelegt haben. (3) Verwenden Sie zum Kopieren und Einfügen nur die englischen Werte. Die zugehörigen Anweisungen finden Sie hier.

Im Badge Trailhead in Ihrer Sprache erfahren Sie, wie Sie die übersetzte Trailhead-Umgebung nutzen.

Nachvollziehen der Schritte aus "Trail Together"

Möchten Sie bei diesem Schritt einem Experten folgen? Sehen Sie sich dieses Video an, das zur Serie "Trail Together" gehört.

(Dieser Clip startet bei der Minutenmarke 38:04, falls Sie zurückspulen und sich den Anfang des Schritts erneut ansehen möchten.)

Was kommt als Nächstes bei unserem Freigabeerlebnis? Freigaberegeln natürlich.

Freigaberegeln funktionieren bei externen Benutzern genauso wie bei internen. Bei diesem Schritt sehen wir uns die Verwendung dieser Regeln für unsere Partnerbenutzer an.

Das folgende Video beleuchtet kurz, was Freigaberegeln bewirken.

Freigaberegeln gewähren auf der Basis einzelner Objekte zusätzlichen Zugriff auf Datensätze, unabhängig davon, wo sich Benutzer in der Rollenhierarchie befinden.

Sie können Freigaberegeln erstellen, die auf dem Inhaber oder auf Kriterien basieren. Sie können sogar Freigaberegeln speziell für Gastbenutzer in Ihrem Portal oder auf Ihrer Site einrichten.

Inhaberbasierte Freigaberegeln ermöglichen die Freigabe von Datensätzen für Benutzergruppen, während kriterienbasierte Freigaberegeln gelten, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.

Salesforce erstellt und pflegt die folgenden Site-spezifischen Gruppen.

Portalrollen
Portalrollen und nachgeordnete Positionen
Rollen, interne und portalbezogene nachgeordnete Positionen
Alle Kundenportal-Benutzer und alle öffentlichen Gruppen von Partnerbenutzern
Falls Kanelprogramme und -ebenen eingerichtet wurden, gibt es auch Kanalprogrammgruppen und Kanalebenengruppen.

Die öffentlichen Gruppen "All Customer Portal Users (Alle Kundenportalbenutzer)" und "All Partner Users (Alle Partnerbenutzer)" gibt es nicht in Produktionsorganisationen, die nach der Version Summer '20 erstellt wurden. Die öffentlichen Gruppen sind jedoch auch in neu erstellten Trailhead-Organisationen sichtbar.

Sie können auch eigene öffentliche Gruppen für Freigabezwecke einrichten.

Sehen wir uns an, wie Ursa Major die Freigaberegeln nutzt, um die Sichtbarkeit von Datensätzen unter den Partnern zu erhöhen.

Freigaberegel für eine Accountrolle

Es gibt zwei Kategorien von Partnerbenutzern bei Ursa Major: Händler und Wiederverkäufer. Manchmal müssen die Partnerbenutzer, die zu verschiedenen Accounts gehören, die Datensätze der anderen sehen. Beispielsweise benötigen Partnermanager des Accounts "Express Logistics and Transport" Lese- und Schreibzugriff auf Opportunities, deren Inhaber alle Partnerbenutzer des Accounts "Edge Communications" sind.

Lassen Sie uns gemeinsam mit Maria, der Administratorin von Ursa Major, eine Freigaberegel einrichten, die die im vorherigen Schritt eingerichteten Accountrollen verwendet.

Geben Sie in Setup im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text "Sharing (Freigabe)" ein und wählen Sie dann Sharing Settings (Freigabeeinstellungen) aus.
Klicken Sie im Abschnitt Opportunity Sharing Rules (Opportunity Freigaberegeln) auf New (Neu) und geben Sie Folgendes ein.

Label (Bezeichnung): Share Edge Opportunities
Rule Name (Regelname): [Wird automatisch ausgefüllt]
Rule Type (Regeltyp): Based on record owner (Basierend auf Datensatzinhaber)
Select which records to be shared (Wählen Sie aus, welche Datensätze freigegeben werden sollen): Portal Roles and Subordinates (Portalrollen und nachgeordnete Positionen): Edge Communications Partner Manager (Edge Communications Partner-Manager)
Select the users to share with (Wählen Sie die Benutzer aus, für die die Freigabe erfolgen soll): Portal Roles (Portalrollen): Express Logistics and Transport Partner Manager (Express Logistics and Transport Partner-Manager)
Select the level of access for the users (Wählen Sie die Zugriffsebene für die Benutzer aus): Read/Write (Lese-/Schreibzugriff)

Klicken Sie auf Save (Speichern).

Verstehen Sie, was wir hier getan haben? Wir haben Lese- und Schreibzugriff für alle Opportunities, deren Inhaber Edge Communications Partner-Manager und nachgeordnete Positionen (also Partnerbenutzer) sind, für Partner-Manager bei Express Logistics and Transport gewährt.

Mithilfe von Freigaberegeln können Sie auch externen Benutzern, die über die Kunden-Community Plus- oder die Partner-Community-Lizenz verfügen, Zugriff auf Datensätze interner Salesforce-Benutzer gewähren und umgekehrt.

Sehen wir uns nun an, wie wir Datensätze für eine öffentliche Gruppe von Partnerbenutzern freigeben können.

Kriterienbasierte Freigaberegel für eine öffentliche Gruppe

Lassen Sie uns die Sache ein wenig interessanter (also komplizierter und spannender) machen. Ursa Major möchte, dass Partnermanager über alle Energie-Accounts mit hoher Priorität informiert sind. Außerdem soll auch der Director of Channel Sales diese Accounts kennen.

Wie kann Maria diese Anforderungen erfüllen? Zuerst muss sie eine öffentliche Gruppe einrichten, die Manager von Partneraccounts sowie den Director of Channel Sales umfasst. Beachten Sie, dass sie eine öffentliche Gruppe erstellt, die sowohl interne als auch externe Rollen enthält.

Geben Sie in Setup im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text "Public Groups (Öffentliche Gruppen)" ein und wählen Sie dann Public Groups (Öffentliche Gruppen) aus.
Klicken Sie auf New (Neu) und geben Sie Folgendes ein.

Label (Bezeichnung): Partner Managers and Channel Director
Group Name (Gruppenname): [Wird automatisch ausgefüllt]
Suchen Sie Roles (Rollen) für Channel Sales und verschieben Sie Role: Director, Channel Sales (Rolle: Director, Channel Sales) in das Feld "Selected Members (Ausgewählte Mitglieder).
Suchen Sie Portal Roles (Portalrollen) für Manager und verschieben Sie Portal Role: Edge Communications Partner Manager (Portalrolle: Edge Communications Partner Manager) und Portal Role: Express Logistics and Transport Partner Manager (Portalrolle: Express Logistics and Transport Partner Manager) in das Feld to "Selected Members (Ausgewählte Mitglieder).

Klicken Sie auf Save (Speichern).

Als Nächstes muss Maria eine Freigaberegel erstellen, die die vorgegebenen Kriterien erfüllt.

Geben Sie in Setup im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text "Sharing (Freigabe)" ein und wählen Sie dann Sharing Settings (Freigabeeinstellungen) aus.
Klicken Sie im Abschnitt Account Sharing Rules (Account Freigaberegeln) auf New (Neu) und geben Sie Folgendes ein.

Label (Bezeichnung): High Priority Energy Accounts
Rule Name (Regelname): [Wird automatisch ausgefüllt]
Rule Type (Regeltyp): Based on criteria (Basierend auf Kriterien)
Select which records to be shared (Wählen Sie aus, welche Datensätze freigegeben werden sollen): Criteria (Kriterien)
Field (Feld): Industry (Branche) equals (gleich) Energy (Energie) UND Field (Feld): Customer Priority equals (gleich) High (hoch)
Select the users to share with (Wählen Sie die Benutzer aus, für die die Freigabe erfolgen soll): Public Groups (Öffentliche Gruppen): Partner Managers and Channel Director
Select the level of access for the users (Wählen Sie die Zugriffsebene für die Benutzer aus):
Default Account and Contract Access (Standard-Account- und -Vertragszugriff): Read Only (Lesezugriff)
Opportunity Access (Opportunityzugriff): Private (Privat)
Case Access (Kundenvorgangszugriff): Private (Privat)

Klicken Sie auf Save (Speichern).

So, fertig. Sie haben jetzt einer ganzen Gruppe von Benutzern den Zugriff auf bisher unzugängliche Accounts eröffnet. Weiter so!