Visualisation des succès à l’aide de Parcours et Kanban

Dans cette unité, nous explorons comment les vues Parcours et Kanban peuvent vous aider à suivre, gérer et mettre à jour vos enregistrements.

Parcours est un outil simple doté de puissantes fonctionnalités. Vous l’avez peut-être déjà remarqué dans le cadre des enregistrements de piste et d’opportunités lorsque vous avez suivi les autres unités de ce module.

Parcours vous montre en un coup d’œil la situation de l’enregistrement dans votre processus de vente. C’est un indicateur rapide qui vous aide à visualiser où vous en êtes et où vous allez.

La section Key Fields (Champs clés) met en évidence les informations indispensables lorsque vous ouvrez un enregistrement, afin que vous n’ayez pas besoin de changer d’onglet ou de faire défiler la page pour trouver des données cruciales.

Si vous êtes nouveau à votre poste ou dans l’entreprise, la section Guidance to Success (Guide de réussite) (présente à chaque étape d’un parcours) peut vous aider à atteindre vos objectifs rapidement et à ne manquer aucune activité essentielle.

Utilisez le parcours afin de mettre à jour le statut de l’enregistrement en cliquant sur Mark Status as Complete (Marquer le statut comme terminé) pour déplacer l’enregistrement vers l’étape suivante du parcours. Vous pouvez facilement sélectionner un statut différent si votre vente n’avance pas et que vous devez revenir à un statut précédent, ou si elle avance si rapidement que vous devez passer une étape. Cliquez sur l’étape du parcours vers laquelle vous souhaitez déplacer la vente, puis cliquez sur Mark Current Status (Marquer comme statut actuel).

La vue Kanban est un résumé visuel des enregistrements dans une vue de liste. Elle vous donne une vue d’ensemble de tout votre travail et vous permet de trier, de voir un aperçu, de filtrer, et de déplacer facilement vos opportunités le long de votre pipeline. Vous pouvez utiliser la vue Kanban comme espace de travail. Examinons la vue Kanban pour les opportunités.

1. Sélectionnez l’onglet Opportunities (Opportunités).
2. Sélectionnez la vue de liste All Opportunities (Toutes les opportunités).
3. Dans le menu Display As (Afficher en tant que) (), sélectionnez Kanban.

Nous avons sélectionné la vue de liste All Opportunities (Toutes les opportunités), car elle nous présente le plus grand nombre de données avec lesquelles travailler dans cette unité, mais vous pouvez afficher la vue Kanban pour presque toutes les vues de liste.

La vue Kanban paraît simple, mais ne vous y trompez pas. C’est un outil puissant qui vous aide à gérer votre travail efficacement. Voyons ce qu’il vous permet de faire.

Par défaut, pour les opportunités, le Kanban est organisé en sections nommées Stage (Étape). Chaque colonne représente une étape.

Nous allons voir à quel point il est simple de déplacer une opportunité vers l’étape suivante dans cette vue.

1. Cliquez sur une vente dans la colonne de gauche.
2. Tout en maintenant la souris, faites glisser la carte de la vente vers une autre colonne.
3. Relâchez le bouton de la souris.
   
   

Vous avez terminé.

Si vous devez apporter d’autres modifications, vous pouvez également le faire. Cliquez simplement sur la flèche vers le bas sur une carte Kanban, puis sélectionnez Edit (Modifier) (1). Apportez toute modification nécessaire à l’enregistrement directement dans la vue Kanban.

Vous pouvez également supprimer un enregistrement ou modifier le propriétaire de l’opportunité.

Si une opportunité ne contient aucune tâche ou aucun événement à venir, la carte Kanban affiche un symbole d’avertissement (2) pour vous informer que vous devriez peut-être définir une activité afin que votre vente ne se retrouve pas bloquée.

Cliquez sur Show charts (Afficher des graphiques) (1) pour afficher un graphique qui récapitule les données de votre vue de liste de différentes manières. Par exemple, si vous sélectionnez Pipeline by Account (Pipeline par compte), vous pouvez rapidement voir le compte avec lequel vous avez conclu le plus d’affaires. Vous pouvez également sélectionner Pipeline by Stage (Pipeline par étape) pour voir en un coup d’œil à quelles étapes se trouvent vos ventes. Passez la souris sur une section du graphique pour en savoir plus, ou lisez le texte sous le graphique.

Vous souhaitez afficher votre graphique Pipeline by Stage (Pipeline par étape) sous la forme d’un graphique à barres plutôt que d’un graphique en anneau ? Cliquez sur Settings (Paramètres) (2) et sélectionnez un type de graphique différent.

Lorsque vous avez terminé de consulter vos graphiques, cliquez sur le X (3) pour fermer la barre latérale du graphique ou cliquez à nouveau sur Show charts (Afficher des graphiques) (1).

Lorsque les affaires sont florissantes, il peut être utile de restreindre vos enregistrements pour ne voir qu’un sous-ensemble de ceux-ci. Les filtres permettent de réduire rapidement et temporairement les enregistrements de votre vue de liste à ceux que vous recherchez.

1. Cliquez sur Show filters (Afficher les filtres).
2. Cliquez sur Add Filter (Ajouter un filtre).
3. Ajoutez le filtre :
   1. Field (Champ) : Account Name (Nom du compte)
   2. Operator (Opérateur) : contains (contient)
   3. Value (Valeur) : United Oil
      
      
      
      
4. Cliquez sur Done (Terminé).
5. Cliquez sur Save (Enregistrer).
6. Pour masquer les paramètres de filtre, cliquez sur X.

À présent, votre vue Kanban n’affiche que quelques enregistrements : les affaires que vous avez conclues avec le compte United Oil Plant Standby Generators.

Vous pouvez utiliser les filtres pour trier vos enregistrements de nombreuses manières. Par exemple, vous pouvez rechercher des affaires créées après une certaine date ou des affaires pour lesquelles la date Last Activity (Dernière activité) est très ancienne.

Quelles que soient les options utilisées pour filtrer vos enregistrements, n’oubliez pas de désactiver le filtre lorsque vous avez terminé. Pour désactiver le filtre, cliquez sur Remove All (Retirer tout), puis sur Save (Enregistrer).

Vous pensiez probablement avoir appris tout ce qu’il était possible de savoir sur la vue Kanban. Elle paraît si simple après tout, mais la vue Kanban est un outil puissant qui permet d’afficher vos enregistrements de nombreuses façons.

Par défaut, la vue Kanban des opportunités organise vos enregistrements en colonnes par Stage (étape) et affiche un résumé des affaires dans chaque colonne en fonction de la somme des Amounts (montants) des opportunités de chaque colonne. Toutefois, vous pouvez modifier à la fois l’organisation des enregistrements dans les colonnes et les données chiffrées présentées dans le résumé.

1. Cliquez sur List View Controls (Contrôles de vues de liste) () et sélectionnez Kanban Settings (Paramètres Kanban).
2. Remplacez Summarize By (Résumer par) par Expected Revenue (Chiffre d’affaires prévu).
3. Remplacez Group By (Regrouper par) par Type (Type).
   
   
   
   
4. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Lorsque la vue Kanban est réactualisée, elle affiche vos opportunités organisées en colonnes en fonction de leur paramètre Type (Type). Le résumé en haut de chaque colonne est la somme Expected Revenue (Chiffre d’affaires prévu) pour chaque Type (Type).

Aïe ! Il semblerait que quelqu’un ait oublié de sélectionner un paramètre Type (Type) pour quelques-uns de nos enregistrements. Vous pouvez cliquer sur la flèche vers le bas et sélectionner Edit (Modifier) pour afficher l’enregistrement complet et mettre à jour le champ Type (Type). Cependant, si c’est le seul élément que vous devez changer, vous pouvez mettre à jour le paramètre Type (Type) des enregistrements plus rapidement en les faisant glisser vers une nouvelle colonne Type (Type).

Le suivi, la gestion et la mise à jour de vos enregistrements sont plus simples que jamais grâce à Parcours et Kanban. La vue Kanban est disponible pour tous les utilisateurs Salesforce pour la plupart des objets, notamment pour les pistes, les tâches, etc. Parcours doit être activé et configuré par votre administrateur Salesforce.